不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是指不動(dòng)產(chǎn)登記部門在不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬調(diào)查、登記、轉(zhuǎn)移、變更等工作中具有保存價(jià)值的歷史記錄,主要記載形式為不動(dòng)產(chǎn)登記簿,包含以各類相關(guān)紙質(zhì)文字、圖表描述、網(wǎng)絡(luò)登記表為主的原始憑證材料。
然而,由于不動(dòng)產(chǎn)登記職責(zé)長(zhǎng)期分散在國(guó)土、住建(房管)、林業(yè)、農(nóng)業(yè)等部門,在不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記推進(jìn)的過(guò)程中,要面對(duì)的是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理機(jī)制不同、歸檔標(biāo)準(zhǔn)不一、檔案信息管理系統(tǒng)各異、規(guī)范管理工作發(fā)展不平衡復(fù)雜的現(xiàn)狀。
整合難點(diǎn)
目前,不動(dòng)產(chǎn)檔案整合管理中主要有以下困難:
材料不完整,數(shù)據(jù)存在準(zhǔn)確性、真實(shí)性問(wèn)題。部分地區(qū)歷史不動(dòng)產(chǎn)登記檔案確實(shí)存在不動(dòng)產(chǎn)坐落、土地性質(zhì)、房屋用途、面積等數(shù)據(jù)方面誤登、錯(cuò)登問(wèn)題,身份信息、門牌信息缺失以及檔案管理雜亂無(wú)序等問(wèn)題。
數(shù)據(jù)庫(kù)整合技術(shù)欠缺,數(shù)據(jù)不夠完善。推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記,有一個(gè)對(duì)原單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)接整合的過(guò)程,由于技術(shù)問(wèn)題,這個(gè)過(guò)程中有時(shí)會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)掛接錯(cuò)誤,比如已抵押注銷登記的房屋在數(shù)據(jù)庫(kù)中還是抵押態(tài),一幢房屋已辦理完成分割登記,但數(shù)據(jù)庫(kù)查詢顯示的房屋所有權(quán)人還是原權(quán)利人等等。
信息化水平較低,不能資源共享。由于種種原因,目前還有不少地方不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理技術(shù)落后,登記檔案沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化,依然是紙質(zhì)存檔管理,無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享。
檔案多部門存放,未能便民服務(wù)。目前有些地方的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案仍然存放于原登記部門,群眾需要跑多個(gè)部門查詢,很不方便。分散在各部門的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)量大,歷史跨度長(zhǎng),動(dòng)態(tài)性強(qiáng),如何將這個(gè)巨大信息資源有序整合融合關(guān)聯(lián),需要統(tǒng)籌規(guī)劃。
風(fēng)險(xiǎn)防范
不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整合,目前一般分3個(gè)階段實(shí)施:理順關(guān)系,摸清分散檔案的情況,清理檔案資料;整合現(xiàn)有檔案,規(guī)范電子文檔,建立電子文檔數(shù)據(jù)庫(kù),逐步移交檔案,逐步實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理;全面規(guī)范檔案管理,建立完整數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案以傳統(tǒng)管理為輔、信息化管理為主的轉(zhuǎn)化。